Polityka prywatności

Wersja obowiązująca od 1 października 2026 r.

Polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe są przetwarzane w związku z korzystaniem z platformy VNESO, w jakich celach i na jakich podstawach prawnych, komu dane mogą być przekazywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.

1. Zakres Polityki
1. Polityka dotyczy platformy e-learningowej dostępnej pod adresem https://elearning.vneso.pl, obejmującej jej publicznie dostępne strony, Konto, środowisko kursowe oraz techniczne domeny wykorzystywane do działania platformy LearnWorlds. Są one dalej łącznie nazywane Platformą.
2. Polityka ma zastosowanie do osób odwiedzających Platformę, użytkowników Konta, uczestników kursów, nabywców usług dostępnych na Platformie, przedstawicieli podmiotów zamawiających lub finansujących szkolenia oraz osób kontaktujących się w sprawach związanych z Platformą.
3. Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Informacje trwale zanonimizowane, których Administrator nie może powiązać z konkretną osobą przy użyciu racjonalnie dostępnych środków, nie są danymi osobowymi.
2. Administrator i Inspektor Ochrony Danych
1. Administratorem danych osobowych jest VILLA NOVA MASTER ACADEMY sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Przyczółkowej 219, 02-962 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001217838, NIP 9512638816, REGON 543769906, dalej jako Administrator lub VNESO.
2. Z Administratorem można skontaktować się pod adresem szkolenia@vneso.pl, telefonicznie pod numerem +48 784 968 734 albo pisemnie na adres siedziby.
3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Funkcję tę pełni Adrian Strzeszewski. Z Inspektorem można skontaktować się pod adresem iod@vneso.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Kategorie danych i ich źródła
1. Przy rejestracji Konta przetwarzamy imię, nazwisko i adres e-mail oraz dane uwierzytelniające potrzebne do założenia Konta. Numer telefonu jest przetwarzany tylko wtedy, gdy został podany w związku z metodą logowania wykorzystującą kod SMS. Jeżeli zakup kursu lub rozliczenie odbywają się za pośrednictwem Platformy, przetwarzamy również dane zamówienia, status płatności i dane potrzebne do wystawienia dokumentu księgowego.
2. W związku z logowaniem przetwarzamy identyfikator Konta, informacje o wysłaniu i użyciu kodu dostępu, dane sesji, próby logowania, identyfikator zaufanego urządzenia, jeżeli użytkownik włączy tę funkcję, oraz informacje o zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem.
3. W związku z korzystaniem z kursu przetwarzamy dane o przypisanym kursie, terminach dostępu, otwieranych materiałach, czasie i sposobie korzystania z funkcji, postępie, odpowiedziach, wynikach testów, ukończeniu kursu i wydanych certyfikatach. Rejestracja tych danych umożliwia kontynuowanie nauki, ocenę realizacji programu i udokumentowanie ukończenia kursu.
4. Platforma automatycznie rejestruje adres IP, typ i wersję przeglądarki, system operacyjny, identyfikatory urządzenia lub przeglądarki, datę i czas połączenia oraz dane diagnostyczne potrzebne do działania i bezpieczeństwa. Informacje zapisywane przez pliki cookie i podobne technologie są opisane w Polityce plików cookie.
5. Przetwarzamy również dane zawarte w dobrowolnych ankietach, opiniach, zgłoszeniach do pomocy technicznej, korespondencji prowadzonej za pośrednictwem Platformy oraz interakcjach z udostępnionymi funkcjami AI.
6. Dane otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika, tworzymy na podstawie jego aktywności na Platformie albo otrzymujemy od pracodawcy, placówki, partnera lub innego podmiotu zgłaszającego uczestnictwo. Status płatności może pochodzić od banku lub operatora płatności. Jeżeli dane otrzymaliśmy od innego podmiotu, przekazujemy informację wymaganą w art. 14 RODO w terminie przewidzianym w tym przepisie.
7. Platforma nie jest przeznaczona do przetwarzania danych pacjentów, dokumentacji medycznej ani innych danych szczególnych kategorii. W zadaniach, ankietach, wiadomościach i funkcjach AI należy używać danych fikcyjnych albo skutecznie zanonimizowanych.
4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
1. Konto, kurs i dostęp do materiałów. Dane niezbędne do utworzenia i obsługi Konta, logowania, przypisania kursu, rejestrowania postępu, przeprowadzenia testów oraz wydania certyfikatu przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dostęp do kursu jest udzielany na okres dwóch lat, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2028 r. Po zakończeniu dostępu zachowujemy tylko dane potrzebne do rozliczeń, udokumentowania ukończenia, wykonania obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń.
2. Kurs zamówiony lub finansowany przez inny podmiot. Jeżeli udział w Kursie zgłosił lub sfinansował pracodawca, placówka, partner albo inny podmiot, dane przetwarzamy w celu organizacji uczestnictwa, realizacji i rozliczenia szkolenia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora oraz podmiotu organizującego lub finansującego Kurs jest jego prawidłowa realizacja, rozliczenie i udokumentowanie. Dane przechowujemy przez okres dostępu do Kursu, wynoszący dwa lata, jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2028 r., a następnie przez czas potrzebny do rozliczenia szkolenia i wykonania obowiązków prawnych. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przechowujemy na zasadach określonych w pkt 4.8.
3. Zamówienia, płatności i dokumenty księgowe. Jeżeli odpłatna usługa jest zamawiana za pośrednictwem Platformy, dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO przez okres wynikający z tych przepisów, co do zasady przez pięć lat liczonych zgodnie z właściwymi regulacjami. Dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy przechowujemy do jej zakończenia, a następnie w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń na zasadach określonych w pkt 4.8.
4. Kontakt, pomoc i reklamacje. Dane przekazane w związku z obsługą Platformy przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi i załatwienia sprawy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy umowy lub działań przed jej zawarciem, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w pozostałych przypadkach. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest sprawna komunikacja i obsługa zgłoszeń. Dane przechowujemy do zamknięcia sprawy, a następnie w niezbędnym zakresie do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
5. Logowanie i bezpieczeństwo. Dane dotyczące kodów dostępu, sesji, zaufanego urządzenia, technicznej aktywności na Koncie oraz zdarzeń związanych z bezpieczeństwem przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie koniecznym do świadczenia usługi oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu ochrony Platformy, użytkowników i danych. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa Platformy, zapobieganie nadużyciom oraz wyjaśnianie nieprawidłowości. Dane sesji przechowujemy do jej zakończenia lub unieważnienia. Identyfikator zaufanego urządzenia przechowujemy do cofnięcia tej funkcji albo jego unieważnienia. Dane dotyczące technicznej aktywności na Koncie oraz zdarzeń związanych z bezpieczeństwem przechowujemy przez okres korzystania z Konta, a następnie przez czas potrzebny do wyjaśnienia nieprawidłowości i ochrony związanych z nimi roszczeń.
6. Ankiety i opinie. Odpowiedzi w dobrowolnych ankietach przetwarzamy w celu oceny jakości kursu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest doskonalenie kursów i obsługi Platformy. Dane identyfikowalne usuwamy albo anonimizujemy po zakończeniu analizy danej edycji kursu. Publikacja opinii wraz z imieniem lub innymi danymi autora wymaga odrębnej zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
7. Dobrowolne funkcje AI. Przed skorzystaniem z opcjonalnej funkcji AI Użytkownik otrzymuje informację, że korzysta z systemu sztucznej inteligencji, informację o zasadach przetwarzania danych oraz możliwość wyrażenia odrębnej zgody. Dane przekazane podczas korzystania z tej funkcji przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda jest dobrowolna i może zostać w każdej chwili cofnięta bez wpływu na dostęp do podstawowej wersji Kursu i możliwość jego zaliczenia. Treść i historię interakcji przechowujemy nie dłużej niż do zakończenia dostępu do Kursu, chyba że zostaną wcześniej usunięte albo Użytkownik cofnie zgodę. Po cofnięciu zgody dane usuwamy, chyba że ich dalsze przechowywanie jest niezbędne na podstawie przepisów prawa lub do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Do funkcji AI nie należy wprowadzać danych pozwalających zidentyfikować pacjentów ani danych szczególnych kategorii, w szczególności danych dotyczących zdrowia.
8. Roszczenia. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw i wykazanie prawidłowości działań. Dane przechowujemy do upływu terminu przedawnienia roszczeń, a w razie wszczęcia postępowania do jego prawomocnego zakończenia.
9. Rozliczalność zgód. Informacje potwierdzające udzielenie lub cofnięcie zgody przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO w celu wykazania zgodności przetwarzania z prawem. Dane przechowujemy przez okres, w którym prawidłowość przetwarzania może zostać zakwestionowana, nie dłużej jednak niż do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń, a w razie wszczęcia postępowania do jego prawomocnego zakończenia.
10. Podanie imienia, nazwiska i adresu e-mail jest konieczne do utworzenia Konta i udziału w Kursie. Numer telefonu jest wymagany tylko wtedy, gdy wybrana metoda logowania korzysta z kodu SMS. Brak danych niezbędnych do zawarcia lub wykonania umowy albo rozliczenia usługi może uniemożliwić utworzenie Konta, uzyskanie dostępu do Kursu, dokonanie płatności lub wystawienie dokumentu księgowego. Podanie danych w ankietach i korzystanie z funkcji AI są dobrowolne.
5. Śledzenie postępu, profilowanie i decyzje automatyczne
1. Platforma zapisuje aktywność edukacyjną przypisaną do Konta, w szczególności otwieranie materiałów, postęp, odpowiedzi i wyniki testów. Dane te służą kontynuowaniu nauki, przedstawianiu postępu, potwierdzeniu wykonania programu oraz organizacji wsparcia uczestnika. Sam czas aktywności lub otwarcie materiału nie stanowią dowodu opanowania wiedzy.
2. System może automatycznie obliczać punkty według ustalonego klucza i proponować powtórzenie materiału. Takie dopasowanie może stanowić profilowanie. Administrator nie podejmuje wobec użytkowników wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających w rozumieniu art. 22 RODO. Wynik wymagający oceny może zostać zweryfikowany przez upoważnioną osobę.
3. Podmiot, który zamówił lub finansuje szkolenie, może otrzymać informację o przypisaniu kursu, rozpoczęciu, postępie, wymaganym wyniku i ukończeniu, jeżeli taki zakres wynika z celu zgłoszenia oraz został uczestnikowi ujawniony. Nie otrzymuje on treści indywidualnych ankiet opinii, rozmów z AI ani pełnych logów technicznych, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna i uczestnik został o tym poinformowany.
6. Odbiorcy danych
1. Dane mogą być dostępne dla upoważnionych pracowników i współpracowników Administratora, w tym osób organizujących i prowadzących kursy, wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonywania ich zadań.
2. Platformę zapewnia LearnWorlds (CY) Ltd, Gladstonos 120, Foloune Building, 2nd Floor, B1, 3032 Limassol, Cypr. LearnWorlds przetwarza dane użytkowników na zlecenie Administratora. Dane mogą być również powierzane dostawcom hostingu, utrzymania systemów, poczty i wiadomości SMS, uwierzytelniania, odtwarzania materiałów, ankiet, analityki uruchamianej zgodnie z wyborem użytkownika oraz wsparcia technicznego.
3. Dane mogą otrzymać dostawcy płatności, banki, księgowość, doradcy prawni, audytorzy oraz inne podmioty wspierające realizację umów i obowiązków prawnych. Niektórzy z nich działają jako odrębni administratorzy na zasadach określonych we własnych informacjach o prywatności.
4. Dane mogą zostać przekazane podmiotowi zamawiającemu lub finansującemu szkolenie w zakresie opisanym w pkt 5.3, a także organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek lub uprawnienie do ujawnienia wynika z prawa.
5. Aktualne informacje o kategoriach odbiorców oraz dostawcy właściwym dla konkretnej funkcji można uzyskać od Inspektora Ochrony Danych. Sama dostępność integracji w LearnWorlds nie oznacza, że VNESO ją uruchomiło ani że dane każdego użytkownika są przekazywane każdemu dostawcy.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. W związku z korzystaniem z LearnWorlds i wybranych usług wspierających platformę dane mogą być przetwarzane poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy to tylko danych i funkcji potrzebnych do świadczenia danej usługi.
2. Jeżeli odbiorca znajduje się w państwie objętym decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, transfer opiera się na tej decyzji. W pozostałych przypadkach stosowane są odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej oraz, gdy jest to potrzebne, dodatkowe środki ochrony wynikające z oceny transferu.
3. Informację o zabezpieczeniu właściwym dla konkretnego transferu oraz kopię zabezpieczenia lub wskazanie miejsca jego udostępnienia można uzyskać pod adresem iod@vneso.pl. Stałe świadczenie usługi nie opiera się na ogólnej zgodzie użytkownika na transfer do państwa trzeciego.
8. Pliki cookie i podobne technologie
1. Platforma korzysta z plików cookie i podobnych technologii w celu zapewnienia działania, bezpieczeństwa, zapamiętania wyborów oraz, po uzyskaniu zgody, realizacji funkcji opcjonalnych. Technologie niezbędne są stosowane w zakresie koniecznym do świadczenia funkcji żądanych przez użytkownika. Pozostałe technologie są domyślnie wyłączone.
2. Użytkownik może zaakceptować wszystkie technologie opcjonalne, wybierając „Got it!”, odrzucić je, wybierając „Reject all”, albo po kliknięciu „accept individual cookies” dokonać szczegółowego wyboru poszczególnych kategorii. Panel można w dowolnym momencie ponownie otworzyć, klikając przycisk „Cookie preferences” dostępny na Platformie. Użytkownik może w ten sposób zmienić swoje preferencje lub cofnąć udzielone zgody. Cofnięcie zgody powoduje zaprzestanie dalszego stosowania objętych nią technologii i nie wpływa na zgodność z prawem ich stosowania przed cofnięciem zgody.
3. Szczegółowe informacje o rodzajach technologii, ich celach, okresach działania i aktualnie wykorzystywanych plikach znajdują się w Polityce plików cookie. Ustawienia przeglądarki mogą dodatkowo umożliwiać blokowanie lub usuwanie danych witryny, jednak zablokowanie technologii niezbędnych może uniemożliwić logowanie, utrzymanie sesji albo zapamiętanie wyboru zgód.
9. Bezpieczeństwo danych
1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym ograniczenie uprawnień, ochronę połączeń, rejestrowanie zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa, kopie bezpieczeństwa oraz procedury reagowania na incydenty. Dostęp do danych otrzymują osoby, które potrzebują go do wykonywania swoich zadań.
2. Użytkownik powinien chronić telefon, skrzynkę e-mail, kody dostępu i aktywne sesje, nie włączać zaufanego urządzenia na sprzęcie publicznym lub współdzielonym oraz niezwłocznie zgłosić podejrzenie przejęcia Konta. Pomoc techniczna nie prosi o przekazanie hasła ani pełnego kodu logowania.
3. Mimo stosowania zabezpieczeń nie można zagwarantować całkowitego wyeliminowania ryzyka związanego z przesyłaniem danych przez Internet. W razie naruszenia ochrony danych Administrator podejmuje działania wymagane przez RODO, w tym zawiadamia właściwy organ i osoby, których dane dotyczą, jeżeli spełnione są ustawowe warunki.
10. Łącza i usługi podmiotów trzecich
1. Platforma może zawierać łącza do strony www.vneso.pl oraz innych zewnętrznych stron, materiałów, systemów płatności lub usług. Po przejściu do usługi prowadzonej przez inny podmiot przetwarzanie danych może podlegać jego zasadom. Przed przekazaniem danych należy zapoznać się z informacją o prywatności właściwego operatora.
2. Jeżeli zewnętrzna usługa jest osadzona na Platformie i korzysta z opcjonalnych technologii, uruchamiamy ją zgodnie z wyborem użytkownika w panelu zgód. Odbiorców danych, transfery poza EOG i zasady przetwarzania związane z daną integracją opisujemy w tej Polityce, Polityce plików cookie albo w informacji wyświetlanej przy funkcji.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
1. Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki z art. 20 RODO.
2. Wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. 
3. Zgodę można w każdej chwili cofnąć za pomocą ustawień danej funkcji, panelu zgód albo przez kontakt z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
4. Wnioski można kierować na adres szkolenia@vneso.pl, iod@vneso.pl albo na adres siedziby Administratora. Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, przy czym nie żąda automatycznie kopii dokumentu tożsamości. Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w terminie miesiąca, z możliwością przedłużenia na warunkach RODO.
5. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie złożenia skargi są dostępne pod adresem https://uodo.gov.pl. Skorzystanie z prawa do skargi nie wymaga wcześniejszego złożenia reklamacji Administratorowi.
12. Zmiany Polityki
1. Polityka jest aktualizowana, gdy zmieniają się funkcje Platformy, cele lub sposoby przetwarzania, dostawcy albo wymagania prawne. Aktualna wersja i data jej obowiązywania są publikowane na Platformie.
2. O zmianie istotnej dla użytkownika informujemy w odpowiedni sposób przed jej zastosowaniem. Jeżeli nowy cel wymaga zgody, sama publikacja zmienionej Polityki nie zastępuje jej uzyskania.