RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH NA PLATFORMIE VNESO

Wersja obowiązująca od 1 października 2026 r.

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest VILLA NOVA MASTER ACADEMY sp. z o.o., ul. Przyczółkowa 219, 02-962 Warszawa, KRS 0001217838, NIP 9512638816, REGON 543769906 (dalej: „Administrator”). Z Administratorem można skontaktować się pod adresem e-mail: szkolenia@vneso.pl, telefonicznie pod numerem +48 784 968 734 albo korespondencyjnie na adres siedziby Administratora.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Funkcję tę pełni Adrian Strzeszewski. Z Inspektorem można skontaktować się pod adresem e-mail: iod@vneso.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Możemy przetwarzać Państwa imię, nazwisko, adres e-mail, dane konta i logowania, numer telefonu, identyfikator zaufanego urządzenia, adres IP i inne dane techniczne, informacje o aktywności na platformie, postępie w kursie, odpowiedziach i wynikach testów, zamówieniach i płatnościach, korespondencji, ankietach oraz korzystaniu z opcjonalnych funkcji AI. Numer telefonu przetwarzamy, jeżeli służy do wysyłania kodów dostępu lub kontaktu. Dane otrzymujemy bezpośrednio od Państwa, zapisujemy podczas korzystania z platformy albo otrzymujemy od podmiotu, który zgłosił lub sfinansował udział w kursie. W ostatnim przypadku są to w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail i informacja o przypisaniu do kursu.
4. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
1. Dane przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy, w tym utworzenia i prowadzenia konta, udostępnienia kursu, rejestrowania postępu, przeprowadzania testów i ustalania wyników. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej:  „RODO”). Dostęp do kursu jest udzielany na dwa lata, jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2028 r. Podanie danych wymaganych przy zakładaniu konta jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy, ich brak uniemożliwi utworzenie konta i udostępnienie kursu.
2. Jeżeli udział w Kursie zgłosił lub sfinansował pracodawca, placówka, partner albo inny podmiot, dane przetwarzamy w celu organizacji uczestnictwa, realizacji i rozliczenia szkolenia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora oraz podmiotu organizującego lub finansującego Kurs jest jego prawidłowa realizacja, rozliczenie i udokumentowanie. Dane przechowujemy przez okres dostępu do Kursu, wynoszący dwa lata, jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2028 r., a następnie przez czas potrzebny do rozliczenia szkolenia i wykonania obowiązków prawnych. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przechowujemy przez okres wskazany w pkt 4 lit. f niniejszej klauzuli. Jeżeli dane otrzymaliśmy od podmiotu zgłaszającego lub finansującego udział w Kursie, niniejszą informację przekazujemy w ciągu miesiąca od ich pozyskania. Jeżeli wcześniej skontaktujemy się z Państwem lub ujawnimy dane innemu odbiorcy, informację przekazujemy odpowiednio przy pierwszym kontakcie albo przed pierwszym ujawnieniem.
3. Dane podane w korespondencji przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi i obsługi zgłoszenia. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy umowy albo działań podejmowanych przed jej zawarciem, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO w pozostałych przypadkach. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest sprawna komunikacja z Użytkownikami. Dane przechowujemy do zakończenia sprawy, a następnie w zakresie potrzebnym do ochrony roszczeń. Ich podanie jest dobrowolne, lecz może być konieczne do udzielenia odpowiedzi.
4. Dane dotyczące zamówień i płatności przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania odpłatnej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane umowne przechowujemy do zakończenia umowy i upływu terminu przedawnienia roszczeń, a dane księgowe przez okres wymagany przepisami. Podanie danych niezbędnych do rozliczenia jest obowiązkowe. Ich brak może uniemożliwić realizację odpłatnej usługi lub wystawienie dokumentu księgowego.
5. Dane dotyczące logowania, kodów dostępu, sesji, zaufanego urządzenia, technicznej aktywności na Koncie oraz zdarzeń związanych z bezpieczeństwem przetwarzamy w celu uwierzytelnienia użytkownika, zapewnienia prawidłowego działania Platformy, przeciwdziałania nadużyciom oraz ochrony Kont i danych. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu zapewnienia bezpieczeństwa. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona Platformy, użytkowników i danych. Dane sesji przechowujemy do jej zakończenia lub unieważnienia. Identyfikator zaufanego urządzenia przechowujemy do cofnięcia tej funkcji albo jego unieważnienia. Dane dotyczące technicznej aktywności na Koncie oraz zdarzeń związanych z bezpieczeństwem przechowujemy przez okres korzystania z Konta, a następnie przez czas potrzebny do wyjaśnienia nieprawidłowości i ochrony związanych z nimi roszczeń.
6. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw i wykazanie prawidłowości działań. Dane przechowujemy do upływu terminu przedawnienia roszczeń, a w razie wszczęcia postępowania do jego prawomocnego zakończenia.
7. Odpowiedzi w ankietach powiązanych z kontem przetwarzamy w celu oceny i poprawy jakości kursów na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest doskonalenie usług. Dane usuwamy lub anonimizujemy po zakończeniu analizy ankiety. Udział w ankiecie jest dobrowolny i nie wpływa na dostęp do kursu ani jego zaliczenie. Opinię wraz z danymi autora publikujemy wyłącznie na podstawie odrębnej zgody. Ankieta, której odpowiedzi nie można powiązać z konkretną osobą, nie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych.
8. Przed skorzystaniem z opcjonalnej funkcji AI Użytkownik otrzymuje informację, że korzysta z systemu sztucznej inteligencji, informację o zasadach przetwarzania danych oraz możliwość wyrażenia odrębnej zgody. Dane przekazane podczas korzystania z tej funkcji przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda jest dobrowolna i może zostać w każdej chwili cofnięta bez wpływu na dostęp do podstawowej wersji Kursu i możliwość jego zaliczenia. Treść i historię interakcji przechowujemy nie dłużej niż do zakończenia dostępu do Kursu, chyba że zostaną wcześniej usunięte albo Użytkownik cofnie zgodę. Po cofnięciu zgody dane usuwamy, chyba że ich dalsze przechowywanie jest niezbędne na podstawie przepisów prawa lub do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Do funkcji AI nie należy wprowadzać danych pozwalających zidentyfikować pacjentów ani danych szczególnych kategorii, w szczególności danych dotyczących zdrowia.
9. Informacje potwierdzające udzielenie lub cofnięcie zgody przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO w celu wykazania zgodności przetwarzania z prawem. Dane przechowujemy przez okres, w którym prawidłowość przetwarzania może zostać zakwestionowana, nie dłużej jednak niż do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń, a w razie wszczęcia postępowania do jego prawomocnego zakończenia.
5. Dane mogą być przetwarzane przez osoby upoważnione przez Administratora oraz powierzane LearnWorlds (CY) Ltd jako dostawcy Platformy, a także podmiotom świadczącym usługi informatyczne, hostingowe, komunikacyjne, płatnicze, księgowe, prawne, wideo, analityczne i związane z funkcjami AI. Podmiot, który zamówił lub sfinansował kurs, może otrzymać informacje o jego rozpoczęciu, postępie, ukończeniu i wyniku, jeżeli taki zakres raportowania wynika z zamówienia i został wcześniej ujawniony uczestnikowi. Niektórzy dostawcy lub ich podwykonawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Transfer odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo zabezpieczeń z art. 46 RODO, w tym standardowych klauzul umownych. Informacje o danym transferze i możliwości uzyskania kopii zabezpieczeń można otrzymać od Administratora.
6. Platforma automatycznie zapisuje postęp w kursie i oblicza wyniki testów według wcześniej ustalonych zasad. Jeżeli informacje o sposobie korzystania z kursu służą do oceny potrzeb edukacyjnych i indywidualnego rekomendowania materiałów, takie działanie może stanowić profilowanie. Administrator nie podejmuje jednak decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.
7. Na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w art. 20 RODO. Wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym związanego z profilowaniem, mogą Państwo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Zgodę można w każdej chwili cofnąć. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Wnioski dotyczące wykonywania praw można kierować do Administratora na adres szkolenia@vneso.pl albo do Inspektora Ochrony Danych na adres iod@vneso.pl.
8. Jeżeli uznają Państwo, że dane są przetwarzane niezgodnie z RODO, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Uzupełniające informacje o przetwarzaniu danych i działaniu platformy znajdują się w Polityce prywatności.